Privacy-verklaring

Entiteiten van de Pictet Group (‘Pictet’, ‘ons’ of ‘wij’) verwerken informatie en persoonsgegevens (‘Persoonsgegevens’) met betrekking tot uzelf en/of aan u gerelateerde personen [‘Gerelateerde Perso(o)n(en)’), tezamen de ‘Betrokkene(n)’]. Wij doen dit in het kader van onze bestaande en/of potentiële zakelijke relaties, inclusief uw gebruik van onze websites en apps (tezamen de ‘Zakelijke Relatie’). Wij kunnen dit doen als verwerkingsverantwoordelijke of als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke (de ‘Verwerkingsverantwoordelijke’).

Een ‘Gerelateerde Persoon’ betekent een individu of entiteit wier informatie u of een derde partij aan ons verstrekt en/of informatie waarvan wij op andere wijze kennis nemen in samenhang met onze Zakelijke Relatie. Een Gerelateerde Persoon is mogelijk, zonder beperking: (i) een bestuurder, functionaris of medewerker van een onderneming, (ii) een trustee, oprichter of protector van een trust, (iii) een vertegenwoordiger of uiteindelijk gerechtigde van een rekening, (iv) de eigenaar van een substantieel belang in een rekening, (v) een persoon met zeggenschap, (vi) een begunstigde van een bepaalde betaling, (vii) een vertegenwoordiger of agent (bijv. met een volmacht of een informatierecht betreffende een rekening, een e-bankinggebruiker), of (viii) een werkgever of onderaannemer.

Daarom verzoeken wij u om met al uw Gerelateerde Personen te overleggen en hen deze Privacyverklaring en de hierin vermelde informatie te verstrekken.

Als u nog vragen hebt over deze Privacyverklaring, de Verwerkingsverantwoordelijke of meer in het algemeen de verwerking van uw Persoonsgegevens of die van uw Gerelateerde Personen, dan kunt u contact opnemen met uw relatiebeheerder bij ons of met onze functionaris voor gegevensbescherming op de volgende adressen:

Functionaris voor gegevensbescherming
ZWITSERLAND
Route des Acacias 60
1211 Geneva 73
Switzerland
switzerland-data-protection@pictet.com

Functionaris voor gegevensbescherming
EUROPA (EXCL. ZWITSERLAND)
Avenue J.-F. Kennedy 15A
L-1855 Luxembourg
Luxemour
europe-data-protection@pictet.com

Functionaris voor gegevensbescherming AZIË
8-9/F Chater House
8 Connaught Road,
Central Hong Kong
asia-data-protection@pictet.com

Functionaris voor gegevensbescherming BAHAMAS
P.O. Box N-4837
Bayside Executive Park, Building No. 1
West Bay Street and Blake Road, Nassau – Bahamas
bahamas-data-protection@pictet.com

Functionaris voor gegevensbescherming NOORD-AMERIKA
1000 de la Gauchetiere West, Suite 3100
Montreal QC H3B 4W5
Canada
north-america-data-protection@pictet.com

Functionaris voor gegevensbescherming PICTET ASSET MANAGEMENT (PAM)
Route des Acacias 60
1211 Geneva 73
Switzerland
pam-data-protection@pictet.com

Wij zijn onderworpen aan bepaalde verplichtingen ten aanzien van vertrouwelijkheid en/of geheimhouding, bijvoorbeeld verplichtingen in het kader van wetten die gelden voor gegevensbescherming, contracten en het beroeps- of bankgeheim, al naargelang het geval.

In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe we Persoonsgegevens verwerken. Dat betekent hoe we ze verzamelen, opslaan, doorgeven of anderszins verwerken, handelingen die in dit document collectief worden aangemerkt als ‘Verwerking’ of ‘Verwerkingsactiviteiten’. Deze Privacyverklaring vervangt niet onze toepasselijke contractuele voorwaarden en blijft ook hieraan onderworpen.

Wij kunnen onze Verwerkingsactiviteiten direct of indirect uitvoeren via andere partijen die namens ons Persoonsgegevens verwerken (de ‘Verwerkers’).

‘Persoonsgegevens omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of zoals gedefinieerd in de toepasselijke wetgeving.

Persoonsgegevens van Betrokkenen die wij verwerken, kunnen gebaseerd zijn op de volgende voornaamste rechtsgronden, met dien verstande dat ze cumulatief ook gebaseerd kunnen zijn op andere vermelde rechtsgronden.

Op basis van de rechtsgrond van de uitvoering van een overeenkomst, met inbegrip van de precontractuele stap:

• identificatiegegevens, bijv. namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, bedrijfscontactinformatie;
• persoonlijke kenmerken, bijv. geboortedatum, geboorteland;
• werkgerelateerde informatie, bijv. werkgevers- en loopbaanhistorie, titel, beroepskwalificaties, bevoegdheden;
• financiële informatie, bijv. financiële en krediethistorie, bankgegevens, gegevens
• van incassobureaus of gerechtsdeurwaarders;
• transactie-/beleggingsgegevens, bijv. actuele en historische beleggingen, beleggingsprofiel, beleggingsvoorkeuren en belegd bedrag, aantal en waarde van aangehouden aandelen, rol in een transactie (verkoper/koper van aandelen), transactiedetails.

Op basis van de rechtsgrond van wettelijke en reglementaire verplichtingen:

• door openbare instellingen afgegeven identificaties, bijv. paspoort, identiteitskaart, belastingnummer, burgerservicenummer, identificatienummer sociale zekerheid, werkvergunning;
• reputatie- en antecedentenonderzoek;
• spraakopnames, bijv. de opname van telefoongesprekken met de vertegenwoordigers van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Op basis van de rechtsgrond van onze gerechtvaardigde belangen:

• beheer- en beveiligingsgegevens, bijv. registratie van aanwezigheid in onze kantoren;
• visuele en videobewaking, bijv. videobewaking in onze kantoren om veiligheidsredenen.

Op basis van de rechtsgrond van uw vooraf verstrekte toestemming:

• bepaalde cookie-informatie, bijv. cookies en vergelijkbare technologieën op websites en in e-mails (zie ons Cookiebeleid).

Doeleinden waarvoor wij Persoonsgegevens verwerken (hierna de ‘Doeleinden’) kunnen gebaseerd zijn op de volgende voornaamste rechtsgronden, met dien verstande dat ze cumulatief ook gebaseerd kunnen zijn op andere vermelde rechtsgronden.

We verzamelen en verwerken Persoonsgegevens indien dat noodzakelijk is voor precontractuele stappen en voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u een partij bent en/of waaraan een Gerelateerde Persoon is gerelateerd, inclusief de volgende Verwerkingsactiviteiten:

• de opening en het beheer van uw rekening en/of de rekening van een Gerelateerde Persoon bij ons, of uw Zakelijke Relatie of de Zakelijke Relatie van een Gerelateerde Persoon met ons, inclusief alle hieraan gerelateerde werkzaamheden voor uw identificatie;
• andere gerelateerde diensten geleverd door een dienstverlener van de Verwerkingsverantwoordelijke(n) en Verwerkers in samenhang met onze Zakelijke Relatie;
• beheer, administratie en distributie van beleggingsfondsen, inclusief eventueel aan deze activiteiten gerelateerde bijkomende diensten, de afhandeling van aankoop-, conversie- en terugkoopverzoeken in beleggingsfondsen, evenals het onderhouden van de lopende relatie ten aanzien van posities in dergelijke beleggingsfondsen;
• afhandeling van offerteaanvragen en/of due diligence, het verlenen van diensten (inclusief de facturering en betaling van vergoedingen) en het beheer van de Zakelijke Relatie en de hieraan gerelateerde communicatie met u.

Wij verzamelen en verwerken ook Persoonsgegevens in verband met de naleving van wet- en regelgevingsverplichtingen waaraan wij zijn onderworpen, waaronder:

• verstrekking van documentatie aan Betrokkenen over producten en diensten;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen ten aanzien van boekhouding, naleving van wetgeving over markten voor financiële instrumenten, uitbesteding, buitenlandse activiteiten en gekwalificeerde deelname;
• uitvoering van audits en/of regelmatige beoordelingen over u of uw Gerelateerde Persoon;
• uitvoering van eventuele andere vormen van samenwerking met of rapportage aan bevoegde instanties, toezichthouders, wetshandhavingsinstanties en overige openbare instanties [bijv. op het gebied van antiwitwasmaatregelen en de bestrijding van de financiering van terrorisme (AML-CTF)], het voorkomen en opsporen van misdrijven in het kader van belastingwetgeving [bijv. melding van naam, adres, geboortedatum, fiscaal identificatienummer (TIN), rekeningnummer en rekeningsaldo aan de belastingautoriteiten in het kader van de Common Reporting Standard (‘CRS’) of Foreign Account Tax Compliance Act (‘FATCA’) of andere belastingwetgeving ter voorkoming van belastingontduiking en fraude, zoals van toepassing];
• voorkomen van fraude, omkoping, corruptie en de levering van financiële en andere diensten aan personen die onderworpen zijn aan economische of handelssancties, op permanente basis, overeenkomstig onze AML-CTF-procedures, evenals om AML-CTF- documentatie en andere vereiste documentatie voor screeningdoeleinden te bewaren;
• uitvoering van actief risicobeheer binnen de Groep in het kader waarvan risico’s wat betreft markten, krediet, wanbetaling, processen, liquiditeit en reputatie, evenals operationele en juridische risico’s moeten worden geïdentificeerd, beperkt en gemonitord;
• vastlegging van gesprekken met Betrokkenen via een cloudoplossing (zoals telefonische en elektronische communicatie) in het bijzonder teneinde opdrachten te documenteren en te controleren of potentiële of werkelijke fraude of andere misdrijven op te sporen.

Bovendien kunnen we Persoonsgegevens verwerken in verband met gerechtvaardigde belangen (ook die van andere entiteiten van de Groep) die wij nastreven, teneinde:

• op basis van geautomatiseerd verwerkte Persoonsgegevens bepaalde kenmerken van de Betrokkenen te beoordelen (profilering) (zie ook onderstaand punt 5);
• de Zakelijke Relatie met u te ontwikkelen;
• de kwaliteit van onze diensten en onze interne bedrijfsorganisatie en activiteiten te verbeteren, ook met het oog op risicobeoordeling en om aan risicobeheer gerelateerde bedrijfsbeslissingen te nemen;
• deze informatie in de entiteiten binnen de Pictet Group te gebruiken voor marktonderzoek en reclamedoeleinden, tenzij de Betrokkenen bezwaar hebben gemaakt tegen het gebruik van hun Persoonsgegevens voor marketingdoeleinden;
• Persoonsgegevens te delen met andere entiteiten binnen de Pictet Group, in het bijzonder om een efficiënte en eenduidige dienstverlening te waarborgen en Betrokkenen te informeren over de diensten die entiteiten binnen de Pictet Group aanbieden;
• werkelijke of potentiële rechtsvorderingen, onderzoeken of soortgelijke procedures in te stellen, uit te oefenen en/of te onderbouwen;
• beelden op te nemen (bijv. videobewaking) om de veiligheid van personen, activa, eigendommen, gebouwen en de kritieke infrastructuur en IT-systemen van de Pictet Group te verzekeren.

Als onze Verwerking van Persoonsgegevens ervan uitgaat dat u daarvoor eerst uw toestemming verleent, dan zullen wij te gelegener tijd uw toestemming vragen en hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken door contact op te nemen met uw relatiebeheerder of onze functionaris voor gegevensbescherming (zie ook punt 1 hierboven).

Het verstrekken van Persoonsgegevens kan verplicht zijn, bijv. in samenhang met de naleving van wet- en regelgevingsverplichtingen waaraan wij zijn onderworpen. Wij wijzen erop dat als u ons dergelijke verplichte informatie niet verstrekt, wij mogelijk geen Zakelijke Relatie met u kunnen onderhouden en/of geen diensten kunnen leveren.

Het is mogelijk dat wij bepaalde kenmerken van de Betrokkenen bepalen op basis van automatisch verwerkte Persoonsgegevens (profilering), in het bijzonder om Betrokkenen gepersonaliseerde aanbiedingen, advies of informatie over onze producten en diensten of die van aan ons verbonden bedrijven en zakelijke partners voor te leggen. Wij kunnen ook technologieën gebruiken waarmee wij de aan een Betrokkene of aan de activiteit op een rekening verbonden risico’s kunnen identificeren.

Over het algemeen gebruiken we geen geautomatiseerde besluitvorming in verband met onze Zakelijke Relaties en/of Betrokkenen. Indien wij dit wel doen, voldoen wij daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Teneinde de Doeleinden te realiseren, verzamelen of ontvangen wij Persoonsgegevens:

• rechtstreeks van de Betrokkenen, bijv. als zij contact met ons opnemen of via de (pre)contractuele documentatie die ons rechtstreeks wordt toegezonden; en/of
• indirect via andere externe bronnen, inclusief openbare bronnen (bijv. sanctielijsten van de VN of EU OFAC – Specially Designated Nationals (SDN)- lijsten), informatie beschikbaar via abonnementsdiensten (bijv. Bloomberg, World Compliance PEP-lijst) of informatie die door andere derde partijen wordt verstrekt.

We behouden ons het recht voor om Persoonsgegevens te openbaren aan of toegankelijk te maken voor de volgende ontvangers, vooropgesteld dat dit wettelijk of anderszins is toegestaan of vereist:

• openbare/overheidsinstellingen, rechtbanken, bevoegde autoriteiten (bijv. financiële toezichthouders) of partijen actief op de financiële markten (bijv. externe of centrale bewaarders, brokers, beurzen en registers);
• entiteiten van de Pictet Group of derden die Persoonsgegevens kunnen verwerken. In dergelijke gevallen kunnen beperkte Persoonsgegevens onafhankelijk door de ontvangers worden gebruikt voor hun eigen doeleinden, in overeenstemming met de wetgeving die op hen van toepassing is;
• accountants en juridisch adviseurs.

Wij verbinden ons ertoe om geen Persoonsgegevens door te geven aan andere dan de hierboven genoemde derde partijen, tenzij zoals van tijd tot tijd gemeld aan Betrokkenen, of indien op hen toepasselijke wet- of regelgeving dit vereist, of als gevolg van een bevel van een rechtbank, overheids- of regelgevingsinstantie of toezichthouder, inclusief belastingautoriteiten.

In het kader van onze Zakelijke Relatie kunnen wij Persoonsgegevens naar het buitenland overbrengen, doorgeven en/of daar opslaan (hierna ’Internationale Doorgifte’): (i) in verband met het aangaan of uitvoeren van overeenkomsten die direct of indirect verband houden met onze Zakelijke Relatie, bijv. een overeenkomst met u of met derden in uw belang; of (ii) in uitzonderlijke gevallen waarin naar behoren wordt voorzien door de geldende wetgeving (bijv. de verplichting om bepaalde transacties op een beurs te melden aan internationale handelsregisters).

Internationale Doorgiften kunnen doorgiften omvatten naar rechtsgebieden die: (i) een voldoende niveau van gegevensbescherming waarborgen voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen met betrekking tot de Verwerking, (ii) voldoen aan adequaatheidsbesluiten wat betreft de mate van gegevensbescherming (bijv. adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie of de Zwitserse Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatie) of (iii) die niet voldoen aan dergelijke adequaatheidsbesluiten en geen voldoende mate van gegevensbescherming bieden. In het laatste geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen worden voorzien, bijv. door standaard contractuele bepalingen over gegevensbescherming te hanteren die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.

Specifieke informatie voor Zwitserland: Pictet-entiteiten die in Zwitserland zijn gevestigd verwerken uw persoonsgegevens in verband met de sluiting of uitvoering van contracten die direct of indirect gerelateerd zijn aan onze zakelijke relatie, in datacentra die zijn gevestigd in Zwitserland of de Europese Unie. Pictet-entiteiten kunnen uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden doorzenden naar bijkomende landen, bijvoorbeeld als u kiest voor diensten door andere Pictet-entiteiten (een volledige lijst daarvan vindt u op onze website https://www.pictet.com/ch/en/offices); om te voldoen aan uw verzoeken, zoals voor offshorebeleggingen of specifieke mandaten; om te voldoen aan bankvereisten, zoals de rapportering van fiscale informatie aan het land waar u woont; of voor doeleinden in verband met de uitvoering van uw contracten. Enkel voor klanten van Pictet Asset Management wordt de voornaam, familienaam en contactinformatie van de vertegenwoordigers van klanten doorgezonden naar de Verenigde Staten van Amerika met het oog op het beheer van de klantenrelatie en in de context van de organisatie van marketingevenenementen.

Met inachtneming van de in deze Privacyverklaring vermelde en/of in toepasselijke lokale gegevensbeschermingswetgeving opgenomen beperkingen, kunt u de onderstaande rechten kosteloos uitoefenen door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming (zie punt 1 hierboven):

• toegang verzoeken tot, en een kopie verkrijgen van, de Persoonsgegevens die wij bijhouden;
• verzoeken om rectificatie of wissing van onjuiste Persoonsgegevens;
• verzoeken om wissing van de Persoonsgegevens indien de Verwerking niet langer noodzakelijk is voor de Doeleinden of niet langer rechtmatig is om andere redenen, waarbij echter de toepasselijke bewaarperioden van toepassing zijn (zie onderstaand punt 10);
• verzoeken om het beperken van de Verwerking van Persoonsgegevens indien de juistheid van de Persoonsgegevens wordt betwist, de Verwerking onrechtmatig is of als de Betrokkenen bezwaar hebben gemaakt tegen de Verwerking;
• indien de Verwerking van Persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, uw toestemming op elk moment intrekken;
• bezwaar maken tegen de Verwerking van Persoonsgegevens, in welk geval wij de Persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij er een uitzondering geldt;
• de Persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (recht op overdraagbaarheid van gegevens);
• een kopie van of toegang tot de passende of geschikte waarborgen krijgen die wij eventueel hebben aangebracht voor de doorgifte van de Persoonsgegevens naar het buitenland;
• een klacht indienen bij onze functionaris voor gegevensbescherming (zie bovenstaand punt 1) over de Verwerking van Persoonsgegevens en, als de kwestie niet naar tevredenheid wordt opgelost, een klacht over de Verwerking van Persoonsgegevens indienen bij de desbetreffende toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Als een Betrokkene bezwaar maakt tegen de Verwerking van Persoonsgegevens, dan mogen wij de Verwerking niettemin voortzetten als dat: (i) wettelijk vereist is, (ii) noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin de Betrokkene een partij is, of (iii) noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, met inbegrip van de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen. Wij zullen de Persoonsgegevens van de Betrokkene echter niet voor directe marketingdoeleinden gebruiken als de Betrokkene ons vraagt dit niet te doen.

In principe behouden wij de Persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is om de Doeleinden te realiseren. We zullen Persoonsgegevens wissen of anonimiseren (of gelijksoortige maatregelen nemen) zodra deze niet langer noodzakelijk zijn om de Doeleinden te realiseren, onderworpen aan: (i) toepasselijke wet- of regelgevingsvereisten om de Persoonsgegevens langer te bewaren, of (ii) om een werkelijke of potentiële rechtsvordering, onderzoeken of soortgelijke procedures in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen, inclusief wettelijke bewaarplichten. We kunnen alle bovenstaande punten onder (i) en (ii) toepassen teneinde relevante informatie te behouden.

* * * *

Situatie per Agosto 2023